De sidste uger med en afgående CTO er den eneste chance for at få fat i det, der aldrig er skrevet ned. Adgange og konti kan I kortlægge med en liste. Grundene til de tekniske valg, de skrøbelige steder i systemet og de uskrevne aftaler kan kun den, der var med, fortælle om. Læg derfor et fast program for overdragelsen, fordel emnerne over ugerne, og lad modtagerne selv spørge og skrive. Denne artikel supplerer listen over adgange i de første 30 dage med den del, der handler om viden.
Aftal rammen med det samme
Tag en åben samtale om, hvordan perioden skal bruges. De fleste afgående CTO’er vil gerne aflevere ordentligt, hvis de får tid til det. Fjern derfor nye opgaver fra kalenderen, og sig tydeligt, at overdragelsen nu er hovedopgaven. En CTO, der skal levere den store funktion færdig samtidig, når ingen af delene.
Vurdér også, om det er rimeligt at bruge hele perioden. Er forholdet anstrengt, eller skal personen til en konkurrent, kan der være grund til en kortere periode. Det er et spørgsmål til en advokat, og teknisk gælder rækkefølgen ved et brat stop.
Fire slags viden, der skal samles
Overdragelsen bliver lettere, når emnerne deles op. Hver af disse fire kræver sin egen form.
Hvorfor beslutningerne blev taget. Koden viser, hvad der blev valgt. Den viser ikke, hvad der blev fravalgt. Bed CTO’en gennemgå de vigtigste valg: valg af database, opdeling af systemet, adskillelse af kunder og valg af leverandører. For hvert valg skal I vide, hvad det byggede på, og hvornår det bør tages op igen. Korte notater er nok, og skabelonen for beslutningsnotater kan bruges.
Hvad der er skrøbeligt. Spørg direkte: hvilken del af systemet ville du være nervøs for at ændre? Hvad fejler jævnligt og bliver rettet i hånden? Hvad ved du, at I bør have gjort noget ved? Svarene bliver til en liste over kendte risici, som ledelsen kan forholde sig til. Læg dem i registeret over teknisk gæld, hvis I har et.
Hvem der ringer om natten. Mange afhængigheder bor i relationer. Hvilken kunde ringer direkte til CTO’en? Hvem hos leverandøren løser problemerne, når supporten ikke gør? Hvilken udvikler hos en underleverandør kender det gamle modul? Få navne og numre, og lad CTO’en introducere efterfølgeren personligt.
Løfter og aftaler. Mundtlige aftaler med kunder, løfter til udviklere om nye roller, aftalte ændringer med leverandører og forståelser med salg. De dukker ellers op i de følgende måneder som ubehagelige overraskelser.
Et program uge for uge
Tilpas det til længden af perioden. Et forløb kan se sådan ud:
- Første del. Lav listen over emner sammen med CTO’en. Fordel modtagere, så hvert område har én person, der overtager.
- Midten. Hold faste møder om hvert område. Modtageren forbereder spørgsmålene og skriver referatet. Lad CTO’en vise, frem for at fortælle, hvor det kan lade sig gøre.
- Prøven. Modtagerne udfører opgaverne, mens CTO’en står ved siden af: en udgivelse, en gendannelse af data, en fejlsøgning og et møde med en kunde.
- Sidste dage. Overlad vagt, kundekontakter og alarmer. Lad CTO’en være fraværende en dag eller to, så I opdager, hvad der mangler, mens personen stadig kan spørges.
Den sidste øvelse er den, der afslører mest. Spørgsmål, der dukker op den dag, er præcis dem, I ellers ville have stået med alene.
Lad modtagerne skrive
Det nytter sjældent at bede den afgående om at skrive det hele selv. Personen ved ikke, hvad andre ikke ved, og tiden går. Lad modtageren stille spørgsmål og skrive svarene ned i egne ord. Så er dokumentet skrevet af en, der skal bruge det, og det viser samtidig, hvad personen har forstået.
Optag gerne gennemgange af systemet som korte videoer, hvis CTO’en er tryg ved det. En skærmoptagelse, hvor nogen forklarer, hvordan en udgivelse foregår, er ofte mere værd end sider med tekst. Læg dem samme sted som den øvrige dokumentation, så de kan findes.
Spred viden til mindst to personer, når det kan lade sig gøre. Lægger I det hele over på lead developeren, har I blot flyttet problemet, se når én udvikler kender hele koden.
Hold ledelsen med på vejen
Afgangen er også en mulighed for at få et ærligt billede. Afhold en samtale mellem direktøren og CTO’en sent i forløbet. Spørg:
- Hvad ville du gøre først, hvis du skulle blive?
- Hvad har vi som ledelse gjort, der har gjort dit arbejde sværere?
- Hvem i teamet bør have mere ansvar?
- Hvad skal den næste kunne, som du selv manglede?
Svarene bruges i beskrivelsen af rollen, se hvilken CTO passer til jeres fase?. Tag dem med et gran salt, hvis afgangen er sket i uenighed, men lyt alligevel.
Tilbyd også en lille kontaktaftale, hvis det kan lade sig gøre, fx at personen må kontaktes om konkrete tekniske spørgsmål i en periode efter sidste dag. Det skal stå i en aftale, og vilkårene hører hjemme hos jeres advokat.
Står I stadig uden en løsning, når sidste dag nærmer sig, så tag beslutningen, før personen er gået. Den eksterne, der begynder, mens CTO’en er her, får meget mere ud af overlappet end den, der begynder bagefter.
Det skal I lade være med
- At fylde de sidste uger med leverancer · hver funktion, der færdiggøres, er tid taget fra overdragelsen.
- At nøjes med et stort dokument · uden spørgsmål og øvelse ved I ikke, om det kan bruges.
- At lade afgangen blive tavs · sig, hvad der foregår, så teamet ikke gætter.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ At deltage i overdragelsen, hvis I når at få en ekstern ind i tide.
- ☐ En liste over emner, modtagere og datoer.
- ☐ Spørgsmål, der graver i de skrøbelige dele af produktet.
- ☐ En prøve på, at driften fungerer uden den afgående.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Den tekniske stifter forlader virksomheden · Teknisk gæld forklaret for ledelsen
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern CTO hos Nielco IT
