Sådan foregår et forløb

Et forløb med en ekstern CTO har en begyndelse, en rytme og en afslutning. Det begynder med en samtale og en gennemgang, der giver jer et fælles billede af produktet og teamet. Gennemgangen bliver til anbefalinger, som ledelsen tager stilling til. Derefter følger et fast månedligt samarbejde inden for en kendt timeramme, og de store opgaver kører som selvstændige projekter. Siden her beskriver forløbet, som det ser ud fra jeres stol, og hvad I selv skal stille med.

Før samarbejdet: samtalen og aftalen

Den første samtale handler om jeres situation, og om en ekstern CTO overhovedet er svaret. Ofte kommer der noget andet ud af den: at I mangler en udvikler, at lead developeren skal have mere tid, eller at I er for tidligt ude. Vil I fortsætte, skal der aftales tre ting.

Det første er fortrolighed, som skal være på plads, før I viser kode, kundelister eller køreplan. Det andet er mandatet, altså hvad rollen må afgøre selv, og hvad der skal forbi direktøren. Det er uddybet i artiklen om mandatet. Det tredje er adgang. Til at begynde med er læseadgang til dokumentation og kode ofte nok, og den adgang er enkel at lukke igen.

Gennemgangen

Gennemgangen tager fat i ledelse, leverandører, teknologivalg og team. Det foregår mest som samtaler med dem, der kender produktet, kombineret med det, der er skrevet ned. Hvad den dækker, og hvad den ikke dækker, står på Gennemgang af produktet som første skridt. I kan købe den alene og stoppe dér.

Anbefalingerne

Resultatet af gennemgangen er et skriftligt dokument, hvor anbefalingerne står efter vigtighed. I gennemgår den på et møde, hvor ledelsen tager stilling til, hvad der skal ske, hvad der kan vente, og hvilke risici I vælger at leve med. Den eksterne foreslår rækkefølgen, og ledelsen beslutter den. På den måde er planen jeres fra starten. Hvad I bør have i hånden på det tidspunkt, står i overblikket efter 30 dage.

Den faste rytme hver måned

Efter planen går samarbejdet over i et fast månedligt forløb med en aftalt timeramme. Rytmen kan se forskellig ud, men de samme ting går igen:

• Møde med dem, der leder udviklingen · status, valg, der skal træffes, og spørgsmål fra teamet.
• Opfølgning hos leverandørerne · det, der er lovet, og det, der er leveret.
• Teknologivalg · afklaring før større valg, så de er truffet på et skriftligt grundlag.
• Status til ledelsen · kort, i samme form hver gang og uden fagord.
• Kundemøder og sparring · når en kunde vil tale om produktet, eller en stifter har brug for en at tænke højt med.

Mellem møderne går spørgsmål ad den kanal, I har aftalt, og det bør også stå, hvor hurtigt I kan forvente svar. Rollen er en deltidsrolle, så noget må vente til næste møde. Hvor grænsen går, drøftes i Kan en CTO på deltid følge med?.

Projekter ved siden af rytmen

Visse opgaver sprænger den månedlige ramme. Det kan være et skift af udviklingsleverandør, udviklingen hentet hjem, ansættelse af de første udviklere eller forberedelse af en stor kundeaftale. De får deres eget omfang og deres egen afslutning, så det daglige arbejde kan køre videre imens. Selve udviklingsarbejdet i projekterne ligger hos jeres udviklere eller leverandører. Rollen leder og følger op.

Det stiller I selv med

Et forløb virker kun med noget fra jeres side. I skal bruge:

• En direktør eller stifter, der kan beslutte · og som har tid til de faste møder.
• En kontaktperson hos udviklerne · ofte lead developeren, som kan åbne døre og finde svar.
• Adgange og dokumenter · aftaler, køreplan og det, der findes om arkitekturen.
• Besked til teamet · fortæl selv, hvad rollen er, og hvem der bestemmer hvad, før personen møder op.

Teamets opbakning betyder meget. Hvordan rollen bedst præsenteres, er emnet i artiklen om makkerparret med lead developeren.

Afslutningen

Et godt forløb slutter, når det, der var brug for, er lagt ned hos jer. Det kan være, at teamet bærer selv, at en fastansat er på plads, eller at I går ned i tid. Beslutninger, notater og adgange overdrages, og den eksterne trækker sig i aftalt rækkefølge. Stopkriterierne bør stå i aftalen fra start, se Hvornår er den eksterne CTO færdig?.

Pris og aftale

Hos Nielco IT følger forløbet de trin, siden her beskriver, og arbejdet er ledelse, leverandører, teknologivalg og team. Hvad der påvirker prisen, og hvordan I får et tilbud, står under pris og tilbud. Spørgsmål om selve aftaleformen er samlet på ekstern-it-ledelse.dk under fra aftale til afslutning.

Det skal I lade være med

• At begynde uden gennemgang · så bygger planen på antagelser, ingen har efterprøvet.
• At lægge store projekter ind i månedens timer · så står den løbende ledelse stille.
• At overlade prioriteringen til den eksterne · rækkefølgen er ledelsens beslutning.
• At lade teamet høre om rollen fra den eksterne selv · den besked skal komme fra jer.

Det skal I kræve af den eksterne

• ☐ En klar timeramme, og besked i god tid, hvis den ikke rækker.
• ☐ Et tydeligt skel mellem månedens timer og projekterne.
• ☐ En fast form på status, som ledelsen kan læse.
• ☐ En svarfrist for spørgsmål mellem møderne.
• ☐ En plan for overdragelse, når samarbejdet slutter.

Senest gennemgået: november 2026.

Næste skridt

• Gennemgang af produktet som første skridt
• Hvilket mandat skal en ekstern CTO have over produktet?

Læs også: Det får I af en fractional CTO · Spørgsmål om CTO as a Service

→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern CTO hos Nielco IT